مدیریت پروژه

Project Management


Project Management

Project Management




پروژه چیست؟

    سازمان ها کار انجام می دهند. کار عموماً دربرگیرنده ی عملیات و پروژه می باشد؛ هرچند ممکن است این دو هم پوشانی داشته باشند . عملیات و پروژه ها در بسیاری ویژگی ها سهیم می باشند؛ مواردی مانند انجام پذیری توسط فرد، محدودیت در منابع و دارا بودن برنامه ریزی، اجرا و کنترل.
    پروژه ها اغلب به عنوان وسیله ای جهت دستیابی به برنامه ی راهبردی سازمان اجرا می شوند. عملیات ها و پروژه ها در اصل از آنجا متفاوت می باشند که عملیات ها پیوسته و تکراری هستند، در حالی که پروژه ها موقتی و یکتا می باشند . بنابراین یک پروژه می تواند در قالب ویژگی های مشخص آن تعریف شود یک پروژه تلاشی موقتی است که به منظور ایجاد محصول یا خدمتی یکتا تعهد می شود . موقتی بدان معنا است که هر پروژه ای آغاز و پایانی معین دارد، یکتایی بدان معنا است که محصول یا خدمت از جهاتی از سایر محصول ها یا خدمت ها متمایز می باشد. در بسیاری سازمان ها، پروژه ها ابزارهایی جهت پاسخگویی به درخواست هایی هستند که به واسطه ی محدودیت های عملیات عادی سازمان نمی توان به آنها پرداخت.بطور مثال:
    • ایجاد یک تغییر در ساختار، کارکنان یا سبک سازمان
    • توسعه ی یک محصول یا خدمت جدید.
    • طراحی یک وسیله ی حمل ونقل جدید
    • توسعه یا ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید یا اصلاح شده
    • احداث یک ساختمان یا تأسیسات

مدیریت پروژه چیست؟

    مدیریت پروژه عبارت است از به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای فعالیت های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی همچون فرایندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، کنترلی و اختتامی انجام می پذیرد.

مفهوم مدیریت پروژه

    پروژه ها و مدیریت پروژه در محیطی گسترده تر از محیط خود پروژه عمل می کنند. تیم مدیریت پروژه باید این مفهوم گسترده تر را درک نماید. مدیریت فعالیت های روزمره ی پروژه برای موفقیت لازم است ولی کافی نیست. موضوعات مندرج در این بخش عبارتند از:
    1. مراحل پروژه و چرخه ی حیات پروژه
      به دلیل آنکه پروژه ها تعهداتی یکتا هستند، متضمن درجه ای از عدم قطعیت می باشند. سازمان هایی که پروژه ها را اجرا می کنند معمولاً برای بهبود کنترل مدیریتی و برقراری ارتباط با عملیات جاری سازمان اجرایی، هر پروژه را به چندین مرحله ی پروژه تقسیم می کنند. مجموع مراحل پروژه به عنوان چرخه ی حیات پروژه شناخته می شود.
      Project Life Cycle

      چرخه حیات پروژه



    2. ذی نفعان پروژه
      ذی نفعان پروژه افراد و سازمان هایی هستند که به صورت فعال در پروژه درگیر می باشند یا ممکن است منافع آنها به واسطه ی نتیجه ی اجرای پروژه یا تکمیل پروژه به صورت مثبت یا منفی تحت تأثیر قرار بگیرد
    3. تأثیرات سازمانی
      پروژه ها معمولاً بخشی از یک سازمان بزرگ تر از خود پروژه می باشند. بلوغ سازمان نیز با توجه به سیستم های مدیریت پروژه، فرهنگ، سبک، ساختار سازمانی و اداره ی مدیریت پروژه می تواند بر پروژه تأثیر بگذارد.
    4. مهارت های کلیدی
      Project Skills

      ارتباط مهارتهای پروژه با مهارتهای عمومی و سازمانی



    5. تأثیرات اجتماعی - اقتصادی - زیست محیطی
      تأثیرات اقتصادی اجتماعی شامل دامنه ی وسیعی از مباحث و موضوع ها می باشد . تیم مدیریت پروژه باید درک نماید که شرایط و روندهای موجود در این حوزه می توانند اثری عمده بر پروژه ی آنها داشته باشد : یک تغییر کوچک در این حوزه معمولاً به همراه یک تأخیر زمانی، می تواند به آشوب های فاجعه آمیز در خود پروژه تبدیل شود.

فرایندهای مدیریت پروژه

    پروژه ها از فرایندها تشکیل شده اند . یک فرایند مجموعه ای از اقدامات است که نتیجه ای را حاصل می نماید. فرایند های پروژه توسط افراد انجام می شوند و معمولاً به یکی از دو دسته ی اصلی زیر تقسیم می شوند:
    الف) فرایندهای مدیریت پروژه که کار پروژه را تشریح، سازماندهی و تکمیل می کنند. فرایندهای مدیریت پروژه که برای بیشتر پروژه ها در اغلب زمان ها قابل اجرا هستند
    ب) فرایندهای محصول گرا که محصول پروژه را مشخص و ایجاد می کنند. فرایندهای محصول گرا اغلب توسط چرخه ی حیات پروژه تعریف می شوند و با تغییر حوزه ی کاربردی تغییر می کنند.

گروه های فرایندی

    فرایندهای آغازین پروژه یا مرحله را تصویب می کند.
    • فرایندهای برنامه ریزی: تعریف و اصلاح اهداف و انتخاب بهترین روش های جایگزین به منظوردستیابی به اهدافی که پروژه جهت پرداختن به آنها تعهد شده است.
    • فرایندهای اجرایی: هماهنگ کردن افراد و سایر منابع به منظور انجام برنامه.
    • فرایندهای کنترلی: حصول اطمینان از اینکه اهداف پروژه از طریق نظارت و اندازه گیری مستمر پیشرفت برآورده می شوند تا مغایرت ها از برنامه شناسایی شوند و بدین ترتیب در هنگام لزوم بتوان اقدام اصلاحی به عمل آورد
    • فرایندهای اختتامی: پذیرش رسمی پروژه یا مرحله و رساندن آن به یک پایان متعارف.
    • Project Group Process

      گروه فرآیندهای پروژه



مدیریت یکپارچگی پروژه

    مدیریت یکپارچگی پروژه دربرگیرنده ی فرایندهایی است که جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه مورد نیاز هستند. این حوزه ی دانش متضمن ایجاد موازنه ای بین اهداف رقابتی و گزینه ها مورد نیاز برای تحقق یا فراتر رفتن از نیازها و انتظارات ذی نفعان می باشد.

مدیریت محدوده ی پروژه

    مدیریت محدوده ی پروژه دربرگیرنده ی فرایندهای موردنیاز جهت حصول اطمینان از این است که پروژه کلیه ی کارهای مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه را شامل می گردد. مدیریت محدوده پروژه عمدتاً با تعریف و کنترل اینکه پروژه چه چیزهایی را شامل می شود و چه چیزهایی را شامل نمی شود، در ارتباط است
    ابزارها و تکنیک های تعریف محدوده
      1- الگوهای ساختار شکست کار: یک ساختار شکست کار (WBS) یک گروه بندی دستاوردگرا از مؤلفه های پروژه می باشد که محدوده کل پروژه را سازمان دهی می نماید و تعریف می کند، کاری که در ساختار شکست کار نباشد خارج از محدوده ی پروژه می باشد. هر سطح رو به پایین از ساختار شکست کار، شرح تفصیلی فزاینده ای از دستاوردهای پروژه را نشان می دهد . یک ساختار شکست کار معمولاً به شکل یک نمودار نشان داده می شود. هر فعالیت باید تا حدی ریز گردد که بتوان مدت زمان اجرا و هزینه ها و سایر منابع مصرفی آن را به طور مستقل برآورد کرد. و همچنین با سایر اجزاء پروژه وابستگی داشته باشد.
      تعداد سطوح WBSمحدودیت خاصی ندارد و به مواردی مانند حجم پروژه ، مشخصات اجزای پروژه ، وسعت ناحیه یا منطقه مورد استفاده پروژه ، نوع و سطح برنامه ریزی و کنترل و . . . بستگی دارد.
      2- تجزیه: تجزیه عبارت است از، تقسیم دستاوردهای اصلی یا دستاوردهای فرعی به مؤلفه های کوچک تر و قابلیت مدیریت تر تا جایی که دستاوردهایی با تفصیلات کافی جهت پشتیبانی از تکوین فعالیت های پروژه (برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام ) تعریف شوند.

مدیریت زمان پروژه

    مدیریت زمان پروژه دربرگیرنده ی فرایند های مورد نیاز جهت حصول اطمینان از تکمیل به موقع پروژه است.
    • تعریف فعالیت: شناسایی فعالیت های خاصی که باید به منظور تولید دستاوردهای مختلف پروژه انجام شوند
    • تعیین توالی فعالیت: شناسایی و مستندسازی وابستگی های بین فعالیتی
    • برآورد مدت زمان فعالیت: برآورد تعداد دوره های زمانی کار ی که برای تکمیل هر یک از فعالیت ها مورد نیاز می باشند
    • تکوین زمان بندی: تحلیل توالی های فعالیت، مدت زمان های فعالیت و منابع مورد نیاز به منظور تهیه ی زمان بندی پروژه
    • کنترل زمان بندی: کنترل تغییرات زمان بندی پروژه

مدیریت هزینه پروژه

    مدیریت هزینه ی پروژه دربرگیرنده فرایندهای مورد نیاز برای حصول اطمینان از تکمیل پروژه با بودجه ی مصوب می باشد و شامل فرایندهای زیر است:
    1. برنامه ریزی منابع: تعیین منابع (افراد، تجهیزات، مواد) و مقداری از هر یک که می بایست برای تکمیل فعالیت های پروژه مصرف شوند و اینها در چه زمانی برای انجام فعالیت های پروژه مورد نیاز هستند.
    2. برآورد هزینه: تهیه ی یک تخمین (براورد) از هزینه های منابع لازم برای تکمیل فعالیت های پروژه
    3. بودجه بندی هزینه: تخصیص برآورد هزینه ی کلی به تک تک فعالیت های کار
    4. کنترل هزینه: کنترل تغییرات در بودجه ی پروژه کنترل هزینه به موارد زیر مرتبط می باشد
        الف) تأثیرگذاری بر عواملی که باعث ایجاد تغییرات در مبنای هزینه می شوند، جهت حصول اطمینان ازمورد توافق بودن تغییرات
        ب) تشخیص تغییر پیدا کردن هزینه ی مبنا،
        ج) مدیریت تغییرات واقعی در هنگام و در صورت وقوع

مدیریت کیفیت پروژه

    مدیریت کیفیت پروژه دربرگیرنده ی فرایندهای موردنیاز برای حصول اطمینان از برآورده شدن نیازهایی است که پروژه به خاطر آنها تعهد شده است. کلیات فرایندهای اصلی مدیریت کیفیت پروژه:
    • برنامه ریزی کیفیت
    • تضمین کیفیت
    • کنترل کیفیت

مدیریت منابع انسانی پروژه

    مدیریت منابع انسانی پروژه دربرگیرنده ی فرایندهایی است که برای دست یابی به اثربخش ترین کاربری از افراد درگیر در پروژه لازم می باشد. این مدیریت شامل تمام ذی نفعان پروژه، سرمایه گذاران، مشتریان، شرکا، دست اندرکاران حقیقی و سایرین می باشد که فرایندهای اصلی زیر را شامل می شود:
    • برنامه ریزی سازمانی
    • جذب نیروی انسانی
    • توسعه ی تیم

مدیریت ارتباطات پروژه

    مدیریت ارتباطات پروژه دربرگیرنده ی فرایندهای لازم جهت حصول اطمینان از تولید، گردآوری، انتشار، ذخیره و تنظیم نهایی مناسب و به موقع اطلاعات پروژه می باشد . مدیریت ارتباطات پروژه، روابطی حیاتی بین افراد، نظرات و اطلاعاتی را که برای موفقیت لازمند، ایجاد می کند . همه ی کسانی که در پروژه درگیر شده اند باید برای دریافت و ارسال ارتباطات آماده شده باشند و باید درک کنند که ارتباطاتی که آنها به عنوان یک فرد در آن قرار گرفته اند، چگونه بر پروژه به عنوان یک کل تاثیر می گذارد و شامل عناصر زیر است:
    • برنامه ریزی ارتباطات
    • توزیع اطلاعات
    • گزارش دهی عملکرد
    • خاتمه ی اداری

مدیریت ریسک پروژه

    مدیریت ریسک فرایند نظام یافته ی شناسایی، تحلیل و واکنش به ریسک پروژه می باشد. این مدیریت متضمن بیشینه نمودن احتمال و پیامدهای رویدادهای مثبت و کمینه نمودن احتمال و پیامدهای رویدادهای نامطلوب در راستای اهداف پروژه است. وفرایندهای اصلی زیر ارائه می دهد:
    • برنامه ریزی مدیریت ریسک
    • شناسایی ریسک
    • تحلیل کیفی ریسک
    • تحلیل کمی ریسک
    • برنامه ریزی واکنش به ریسک
    • کنترل و نظارت ریسک

مدیریت تدارکات پروژه

    مدیریت تدارکات پروژه دربرگیرنده ی فرایندهای مورد نیاز برای به دست آوردن کالاها و خدمات از خارج از سازمان اجرایی به منظور دست یابی به محدوده ی پروژه می باشد . به منظور سهولت، معمولاً از کالاها و خدمات چه یک عدد یا بیشتر به عنوان محصول یاد می شود.


    این مقاله توسط گروه آموزشی نشرعلم تدوین شده است و انتشار مجدد آن با ذکر nashrelm.com بلامانع است.
    لطفا نظرات و انتقادات خود را برای ما ارسال فرمایید